Digitale Eventplattformen als Community-Building-Tools

Viele Unternehmen, Institutionen und Organisationen veranstalten jährliche Events, um ihre Mitglieder, Kund:innen oder Partner:innen über neueste Entwicklungen zu informieren, direkt mit ihnen zu kommunizieren und die Bindung zu festigen. Fachtagungen, Kongresse und Festivals stärken das Zugehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit der Marke oder Institution.

In den letzten Jahren fand ein Großteil dieser Veranstaltungen digital statt. Die Vorteile der digitalen Durchführung, wie größere Reichweite, niederschwelliger Zugang, Zeitersparnis und Nachhaltigkeit durch weniger Reisetätigkeit liegen auf der Hand und werden in Zukunft noch bedeutsamer werden. Auf der anderen Seite beklagten Veranstalter:innen und Teilnehmende, dass wichtige Elemente des Kontakts und Austausches zu kurz kamen.

Dabei bieten gut durchdachte Eventplattformen nicht nur viele Möglichkeiten zur Interaktion und Vernetzung, sondern können auch weit über das eigentliche Event hinaus, sogar das ganze Jahr über bis zur nächsten großen Veranstaltung, für das Community Building und zur Gewinnung neuer Kontakte eingesetzt werden.

Ein Beispiel für die umfangreichen Möglichkeiten einer solchen Plattform könnte so aussehen:

Bereits zwei Wochen vor dem jährlichen Groß-Event können sich die Teilnehmenden schon einloggen, Profile anlegen, ihre Favoriten im Programm markieren, erste Kontakte knüpfen und einen Gruß auf einer "Welcome-Wall" hinterlassen. Auf einer Deutschland-Karte sehen sie, ob noch jemand aus ihrer Stadt teilnimmt. Wenn ja, besteht die Möglichkeit, in Kontakt (und vielleicht sogar „live“ auf ein Bier) zu gehen, um sich im Idealfall das Event gemeinsam anzusehen.

Zwei Tage vor dem Hauptevent finden die ersten Workshops statt für Menschen, die noch neu im Thema sind. Es gibt kleinere Vernetzungstreffen für bestimmte Teilnehmendengruppen und Teaser, die Lust auf einzelne Programmpunkte machen.

Darauf folgen drei Tage Hauptevent. Die Vorträge, Panel-Diskussionen und Show-Einlagen werden im Livestream übertragen und die Zuseher:innen zuhause können sich im moderierten Chat austauschen, Fragen an die Referierenden stellen und sich in die allgemeine Diskussion einbringen. Workshops in kleineren Gruppen und Mitmach-Sessions aktivieren gleichermaßen die vor Ort Anwesenden und die digital Teilnehmenden. 

Auch bei den Abendveranstaltungen sind der Kreativität wenig Grenzen gesetzt – digitale Räume für Get-Together, Genuss-Pakete für zuhause und interaktive Spiele sorgen für Geselligkeit, auch wenn viele Kilometer zwischen den Anwesenden liegen.

Heutzutage auch schon fast ein Standard ist die mobile App zur Konferenz-Plattform. Diese eigens konfigurierte Anwendung bietet ebenfalls unzählige Möglichkeiten, wie z.B. Abstimmungen, Meinungsbilder, Stimmabgabe für Awards, schnelle Kontaktaufnahme mit anderen Teilnehmenden oder die Individualisierung der Programm-Darstellung.

Ein stimmungsvoller Ausklang ist besonders wichtig für die virtuell Teilnehmenden, denn ansonsten klappen sie einfach ihren Laptop zu und sind wieder allein zuhause, ohne die Abschiede und Verabredungen zum nächsten Mal, die für die vor-Ort Teilnehmenden einen emotionalen Abschluss bilden.

Hierfür bietet sich z.B. ein Video-Zusammenschnitt der Höhepunkte der Veranstaltung an, oder auch das Offenhalten von virtuellen Räumen, in denen man sich noch vernetzen und verabschieden kann.

Event vorbei… und wie geht es jetzt weiter?

Soweit, so gut – das Event ist zu Ende, alles hat reibungslos geklappt, das Feedback war durchwegs positiv – doch wie kann es nun weitergehen? Wie nützt man die gute Stimmung, die Emotionen, die neuen Kontakte, um langfristig und nachhaltig eine Community aufzubauen?

Die Plattform ist da, sie bildet das virtuelle „Zuhause“ der Community. Nun muss es Anreize geben, regelmäßig dahin zurückzukehren. Zunächst sind das die aufbereiteten Inhalte des Events selbst: Videomitschnitte, Aufzeichnungen, Präsentationen und andere weiterführende Informationen, die heruntergeladen werden können. Ein „Best-of“-Video weckt Erinnerungen, ein „Making-Of“-Video ermöglicht Einblicke in die „verborgenen Welten“ von Organisation und Logistik im Hintergrund und vermittelt das Gefühl, ein echter „Insider“ zu sein.

Idealerweise können die Teilnehmenden auch eigene Beiträge einbringen, zum Beispiel in einer Foto-Booth witzige Fotos von sich selbst aufnehmen und hochladen, und damit zeigen: „Schaut, ich war auch da!“. Social-Media-Posts, die mit dem Hashtag zur Veranstaltung versehen wurden, werden auf einer Social-Media-Wall dargestellt und lassen erkennen, wie eifrig Posts zum Event geteilt und weiterverbreitet wurden. Dies kann ein wichtiger Beitrag zum Wachstum der Community sein.

Organisator:innen, Speaker:innen und andere Community-Mitglieder können weiterhin per Privatnachricht kontaktiert werden. Alle Funktionen wie Registrierung, Konferenzräume, Chat, usw… stehen für kleinere Treffen, regelmäßige Stammtische, Webinare und Workshops, die während des Jahres stattfinden, zur Verfügung. Zu diesen können auch neue Interessierte eingeladen werden, um die Nutzer:innengruppe stetig zu erweitern.

Und dann geht es schon wieder an die Vorbereitungen für das nächste große Event! Auch hier können die „Stammgäste“ miteinbezogen werden: durch Umfragen zu den gewünschten Programm-Inhalten, mit Anreizen für eine frühzeitige Anmeldung, und vielleicht dürfen sie sogar beim Design für die kommende Veranstaltung mit abstimmen. Manche Funktionen bekommen ein Upgrade, aber im Grunde steht alles schon bereit, um die Community wieder in gewohnter und bewährter Umgebung willkommen zu heißen!

Wie setzt man das alles nun konzeptionell und technisch um?

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Anbietern von Eventplattformen, die von kleinen, kostengünstigen Lösungen bis hin zu sehr komplexen, individuell anpassbaren Anwendungen alles liefern können. Wir bei 3pc erstellen mit Ihnen ein erstes Konzept für Ihre Veranstaltung, legen Umfang und spezielle Anforderungen an die Plattform fest und beraten Sie, welcher Anbieter für die Umsetzung Ihrer Bedürfnisse am besten geeignet wäre.
 

Sollte sich für Ihre speziellen Wünsche kein passendes Angebot finden lassen, können unsere hauseigenen Programmierer:innen auch eine individuelle Plattform für Sie erstellen. Wir gestalten diese in Ihrem Corporate Design und integrieren alle gewünschten Funktionalitäten user:innenfreundlich und intuitiv bedienbar. Damit sich Ihre Community in ihrem virtuellen „Zuhause“ über Jahre hinweg wohlfühlt und gerne wiederkommt!