"Effizientes Wissensmanagement folgt einer Bottom-Up-Logik: Es muss immer von der kleinstmöglichen Einheit, also vom Individuum, gedacht werden. Welches Wissen brauchen die einzelnen Mitarbeiter:innen zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form?"
Unsere Arbeitswelt hat sich radikal verändert. Wir werden tagtäglich konfrontiert mit Informationen, die bewertet werden müssen – welche sind langfristig relevant, welche haben nur eine kurze Halbwertszeit? Wissensmanagement ist eine Methode, um partielles in kollektives Wissen zu überführen. Eine durchdachte Wissensmanagement-Strategie kann dabei ganz erheblich zur Steigerung von Effizienz und Produktivität in Unternehmen und Institutionen beitragen.
Wissensmanagement ist zunächst einmal ein abstraktes Thema, das in jeder Organisation individuell angegangen werden muss. Zum Beispiel kann es bei einer Behörde darum gehen, die Abläufe und das damit verbundene Wissen zu digitalisieren. Ein internationales Unternehmen arbeitet womöglich schon mit einer Vielzahl an Systemen – hier geht es eher um Konsistenz, Qualitätsmanagement und darum, das Wissen standortübergreifend den richtigen Abteilungen zugänglich zu machen. Ein Start-up wiederum interessieren entsprechend andere Aspekte – von daher beginnt jede Wissensmanagement-Strategie mit einer ganzheitlichen Bestandsaufnahme:
Wo wird Wissen abgelegt? Welche Tools erhöhen tatsächlich die Produktivität und Effizienz? Wer sind die zuständigen Verantwortlichen?
Wo gibt es Überschneidungen oder Redundanzen? Wo noch große Lücken? Gibt es vielleicht eine bessere Form der Darstellung? Um der Vielzahl an Tools und Instrumenten, die den Wissenstransfer begünstigen, eine Struktur zu verleihen, erkunden wir gemeinsam mit Ihnen, wie die Auffindbarkeit von Wissen verbessert und wo Wissensbestandteile verknüpft werden können.
Wissensmanagement ist eng an einen Kulturwandel geknüpft: Um die Ressource Wissen allen zugänglich zu machen, sollten auch alle beitragen, vorhandenes Wissen zu dokumentieren, Prozesse einzuhalten und den Wissenstransfer aufrechtzuhalten. Neben den "klassischen" Wegen sollten Mitarbeiter:innen auch dazu animiert werden, ihr Wissen z.B. in Formaten wie Lean Coffee oder Daily Stand-ups zu teilen und diese mit Leben zu befüllen. Gerne beraten wir Sie, welche Formate hier in Frage kommen.
Das implizite Wissen – im Gegensatz zum gut dokumentierten, expliziten Wissen – in den Köpfen der Mitarbeitenden ist eine der wichtigsten Ressourcen von Unternehmen. Das können Ideen, Neuigkeiten, Erfahrungen oder (Netzwerk-)Kontakte sein, die nirgends dokumentiert sind.
Die richtigen Instrumente und Tools sorgen auf der operativen Ebene für den Wissensaustausch. Doch welche Tools machen in welchem Kontext Sinn? Welche erhöhen tatsächlich Produktivität und Effizienz und sorgen nicht für zusätzliche Arbeit? Gemeinsam finden wir heraus, wie sich die Arbeit in Ihrer Organisation effizient organisieren lässt und welche Werkzeuge die alltäglichen Prozesse erleichtern und ergänzen. Wir identifizieren die richtigen Tools, stimmen Lösungen aufeinander ab, beraten Sie bei der technischen Implementierung und der Schulung Ihres Teams.
Instant-Messaging-und Mindmapping, Filesharing- oder Collaborative-Writing? Mattermost, Microsoft Teams und Nextcloud?
Slack gehört zu den populärsten Angeboten für Team-Messaging und punktet mit einer attraktiven Benutzeroberfläche, einem niedrigschwelligen Einstieg und einer leichten Einbindung weiterer Dienste und Apps – eine Anwendung, die weit über reines Messaging hinausgeht.
Mattermost funktioniert ähnlich wie Slack, ist aber eine Open-Source-Lösung, die in der Anpassung an die organisationsinternen Vorgaben (IT-Systemlandschaft, Datenschutz etc.) unterschiedlichsten Anforderungen gerecht wird.
Microsoft Teams bietet den großen Vorteil, direkt in das Microsoft-Office-Ökosystem eingebunden zu sein.
G-Suite punktet mit dem Verzicht auf installierte Apps und dem Fokus auf die Arbeit im Team. Der umfangreiche Werkzeugkasten hat zugleich den Vorteil, dass die grundlegenden Features vielen Anwender:innen bekannt sind. Und im Gegensatz zu Microsofts Lösungen sind die Dienste von Anfang an für die Cloud entwickelt worden.
Nextcloud, ein Ableger des Owncloud-Projekts, bietet in der Kombination mit dem Open-Source-Office-Paket Only-Office ein intuitives Tool für kollaboratives Arbeiten.
